Ley 1581 de 2012
Política de tratamiento de datos personales
Versión 1.0 · vigente desde el 16 de octubre de 2026
1. Responsable del tratamiento
- Razón social
- BAI GROUP COLOMBIA S.A.S.
- Domicilio
- Santa Marta, Magdalena, Colombia
- Dirección
- Manzana 66 Casa 9, El Pando, Santa Marta (Magdalena)
- Correo
- contacto@baigroupcolombia.com
- Teléfono y WhatsApp
- +57 318 166 1236
2. Marco legal
Esta política se rige por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, reglamenten o complementen.
3. Definiciones
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
- Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento.
- Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Transferencia: el envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.
- Transmisión: la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
4. Principios
Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica: solo pedimos los datos que necesitamos para una finalidad que te informamos, no los usamos para otra cosa sin tu autorización, los mantenemos exactos y los protegemos.
5. Datos que tratamos y para qué
| A quién | Qué datos | Para qué |
|---|---|---|
| Personas que nos contactan (formulario del sitio, correo, WhatsApp) | Nombre, empresa, cargo, correo o teléfono y el mensaje | Responder la solicitud, agendar reuniones y enviar propuestas que la persona pidió. |
| Clientes y sus contactos | Datos de identificación y de contacto, datos de facturación | Ejecutar el contrato, facturar, cobrar, prestar soporte, medir la satisfacción y cumplir obligaciones legales y tributarias. |
| Proveedores y aliados | Datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios | Seleccionarlos, contratarlos, pagarles y cumplir obligaciones legales. |
| Colaboradores y candidatos | Hoja de vida, datos de identificación, contacto, formación, seguridad social y datos laborales | Procesos de selección, vinculación, nómina, seguridad social, bienestar y obligaciones laborales. |
| Usuarios de nuestras plataformas propias | Usuario, nombre, rol y registros de acceso | Dar acceso seguro, dejar trazabilidad de las acciones y prevenir el uso indebido. |
No vendemos ni alquilamos datos personales, y no los usamos para publicidad de terceros.
6. Cuando actuamos como encargados
Al desarrollar, alojar o dar soporte a soluciones para nuestros clientes podemos acceder a datos personales que pertenecen a sus bases de datos. En esos casos el cliente es el responsable y BAI GROUP COLOMBIA S.A.S. actúa como encargado: tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente, con acuerdos de confidencialidad y de transmisión de datos, y los devolvemos o eliminamos al terminar el servicio, según lo acordado.
7. Datos sensibles y de menores de edad
No pedimos datos sensibles en nuestros canales de contacto. Cuando una relación laboral o un servicio lo exija (por ejemplo, datos de salud para la seguridad social), informaremos que su entrega es facultativa, para qué se usarán, y pediremos autorización expresa. Los datos de niños, niñas y adolescentes solo se tratarán cuando la ley lo permita, respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.
8. Tus derechos como titular
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que hemos dado a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
- Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos personales.
9. Autorización
Pedimos tu autorización a más tardar al recoger los datos: con la casilla del formulario del sitio, por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la diste. Conservamos la prueba de esa autorización. No la necesitamos cuando la ley lo dispone, como en datos de naturaleza pública, requerimientos de autoridad competente o urgencias médicas.
10. Cómo hacer consultas y reclamos
El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos es la representación legal de BAI GROUP COLOMBIA S.A.S. Escríbenos a contacto@baigroupcolombia.com o a la dirección del numeral 1, indicando tu nombre, tu documento de identidad, cómo contactarte y qué pides.
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): deben incluir tu identificación, la descripción de los hechos, tu dirección y los documentos que quieras hacer valer. Si están incompletos, te pediremos completarlos dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desististe. Una vez completo, el reclamo se marca como «reclamo en trámite» y se resuelve en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, avisándote el motivo.
11. Transmisión y transferencia de datos
Para operar usamos proveedores tecnológicos de alojamiento en la nube, correo y comunicaciones, que pueden tener servidores fuera de Colombia. Con ellos los datos se transmiten como encargados, bajo condiciones de confidencialidad y seguridad. Solo transferimos datos a terceros cuando tú lo autorizas o la ley lo exige, y a países con un nivel adecuado de protección o en los demás casos que la ley permite.
12. Seguridad y conservación
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la pérdida, la consulta, el uso o el acceso no autorizado a los datos: acceso solo a personas autorizadas y por el tiempo necesario, contraseñas cifradas, registro de accesos y respaldos. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los afectados cuando corresponda. Conservamos los datos mientras dure la finalidad para la que se recogieron y el tiempo que exijan las normas contables, tributarias, laborales y comerciales.
13. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 16 de octubre de 2026. Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir sus finalidades. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en esta página y te los comunicaremos antes de aplicarlos.